Vuodenvaihde on jälleen ollut vilkasta yrityskauppojen aikaa. On ollut ilo huomata, että moni menestynyt yrittäjä on päässyt mukaan suurempaan kokonaisuuteen tai päässyt tekemään takaisin sitä, mille sydän intohimoisesti sykkii.
Yrityskauppaa suunnitellaan usein kuukausien ajan pienessä piirissä. Monesti kauppa tulee täytenä yllätyksenä yrityksen asiakkaille, henkilökunnalle ja muille sidosryhmille. Omistajat ovat itse ehtineet valmistautua asiaan henkisesti jo pidempään, jolloin vaarana on, että joitakin asioita pidetään itsestään selvinä. Tällöin niiden viestintään ei tule kiinnitettyä riittävästi huomiota.
Olen ilokseni huomannut, että viestintä kuitenkin otetaan yhä useammin mukaan yrityskaupan suunnitteluun. Ymmärretään valmistautumisen arvo, sillä kuten eräs kokenut yrityskauppojen ammattilainen kerran totesi, ”henkilöstö joko mahdollistaa tai estää kaupasta saatavien hyötyjen toteutumisen”. Puhumattakaan asiakkaista.
Tässä muutama viestinnän to do -listalle kuuluva vinkki, jos olet suunnittelemassa yrityskauppaa:
- mieti harkiten, missä tiloissa ja neuvotteluhuoneissa yrityskaupasta keskustellaan
- varaudu tekemään pitkiä päiviä, jotka venyvät viikonlopuiksi ja öiksi: usein yrityskauppaan liittyviä asioita hiotaan vielä aivan viime metreillä ja koska asia ei ole julkinen, se ei saa näkyä henkilökunnalle
- huomioi juridinen näkökulma: kenelle, milloin ja miten kaupasta pitää viestiä – tämä koskee etenkin pörssilistattuja yrityksiä
- listaa sidosryhmät ja päivitä sähköpostirekisterit
- tarkastele yrityskaupan vaikutuksia eri sidosryhmien näkökulmalta: esimerkiksi asiakkaiden, henkilökunnan ja omistajien näkökulmat ovat hyvin erilaiset
- valmistele pääviestit, aikataulu sekä kysymys-vastaus-lomakkeet ja tiedotteet huomioiden eri sidosryhmien näkökulmat asiaan
- valmistele omien kanavien, kuten www-sivujen, uutiskirjeen, LinkedIn-, Twitter- ja Facebook-päivitysten viestit ja varaa aikaa näiden hoitamiselle
- huomioi sekä ostavan että myyvän osapuolen yrityskulttuurit tekstejä laatiessa
- valmistaudu vastaamaan etenkin henkilökuntaa eniten mietityttävään kysymykseen ”miten tämä vaikuttaa minuun?”
- varaudu asiakkaiden vastustukseen, mikäli yrityskaupasta seuraa irtisanomisia
- varaa henkilöstöinfojen aikataulut ja mieti harkiten, mitä kutsussa ilmoitat
- valmistele avainhenkilöiden esitysmateriaali ja pidä huoli, että he harjoittelevat esitystään – mieluiten videokameran edessä
- huolehdi siitä, että avainhenkilöt ovat median tavoitettavissa ja myyjät tai myyntijohto ehtii heti henkilöstöinfon jälkeen olla yhteydessä tärkeimpiin asiakkaisiin puhelimitse
- muista lähettää tiedotteet ja uutiskirjeet medialle ja asiakkaille
- soita tärkeimpiin medioihin varmistaaksesi sen, että kauppa on huomioitu – mutta käytä tässä harkintaa, sillä ihan jokainen yrityskauppa ei ylitä talous- tai paikallisenkaan uutismedian uutiskynnystä
Kun kauppa on julkistettu, alkaa varsinainen työ: miten yhdistää kahden erilaisen yrityksen kulttuurit siten, että henkilökunta pysyy motivoituneena?
Yrityskaupan viestinnässä pätee ikivanha sanonta, että hyvin suunniteltu on puoliksi tehty. Ehkä enemmänkin.
